Die Frage, wie verantwortliche kirchliche und diakonische Stellen erweiterte Führungszeugnisse von Mitarbeitenden und Ehrenamtlichen im datenschutzrechtlichen Sinn verarbeiten dürfen, ist in der Vergangenheit im staatlichen und kirchlichen Bereich immer wieder unterschiedlich beantwortet worden.
In der Rundverfügung G 16/2010 verfügte das Landeskirchenamt Hannover, dass bei den privatrechtlichen Beschäftigten, die aufgrund ihrer Tätigkeit in regelmäßigen Abständen ein erweitertes Führungszeugnis vorlegen müssen:
Nach der Vorlage beim Anstellungsträger verbleiben Originalzeugnisse ohne einschlägige Eintragung bei den Beschäftigten und sollten von ihnen aufbewahrt werden. Die Vorlage ist durch einen entsprechenden Vermerk in der Personalakte zu dokumentieren. Zur Sicherstellung der Nachweisverpflichtung des Anstellungsträgers in den Fällen des § 72a SGB VIII (Prüfung der persönlichen Eignung), ist eine Kopie des jeweils letzten Führungszeugnisses zur Personalakte zu nehmen.
Aus Anfragen von MAVen wissen wir, dass teilweise das Original, in den meisten Fällen wenigstens eine Kopie in der Personalakte aufbewahrt wird.
Auch das BfD EKD hat bisher die Meinung vertreten, dass verantwortliche Stellen die erweiterten Führungszeugnisse von Mitarbeitenden (in einem verschlossenen Briefumschlag) zur analogen Personalakte nehmen dürfen, ohne dass es sich dabei um einen Datenschutzverstoß handelt. Da für Ehrenamtliche keine Personalakten geführt werden, war man sich diesbezüglich schon immer einig, dass bei solchen erweiterten Führungszeugnissen lediglich die Einsichtnahme dokumentiert werden darf.
Der BfD EKD weist auf seiner Homepage darauf hin, dass sich die Gesetzeslage hierzu bereits am 4. Dezember 2022 geändert hat. Es wurde ein neuer § 30 a Bundeszentralregistergesetzes (BZRG) in das Gesetz eingeführt.
Das BfD EKD führt dazu aus:
Da § 30 a Abs. 3 BZRG lediglich von „Daten aus einem erweiterten Führungszeugnis“ spricht, darf das erweiterte Führungszeugnis (als solches oder eine Kopie davon) nach einhelliger Meinung somit nicht (mehr) verarbeitet werden. Außerdem dürfen die Daten aus einem erweiterten Führungszeugnis gemäß § 30 a Abs. 3 BZRG von der entgegennehmenden Stelle nur verarbeitet werden, soweit dies zur Prüfung der Eignung der Person für eine Tätigkeit, die Anlass zu der Vorlage des Führungszeugnisses gewesen ist, erforderlich ist. Die Daten sind zudem vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen. Sie sind unverzüglich zu löschen, wenn die Person die Tätigkeit, die Anlass zu der Vorlage des Führungszeugnisses gewesen ist, nicht (mehr) ausübt. Die Daten sind spätestens sechs Monate nach der letztmaligen Ausübung der Tätigkeit zu löschen.
Vor diesem gesetzlichen Hintergrund darf zukünftig lediglich ein Sichtvermerk über die Einsichtnahme in ein erweitertes Führungszeugnis von Mitarbeitenden und Ehrenamtlichen (wie bisher) erstellt werden und zu den Akten genommen werden. Für jede weitere Form der Verarbeitung, z. B. Ablage einer Kopie oder des Originals, besteht für die verantwortliche Stelle keine Rechtsgrundlage. Soweit sich derzeit noch erweiterte Führungszeugnisse in Akten befinden, sind diese datenschutzkonform zu vernichten.
Der Begriff der Vorlage in speziellen Rechtsgrundlagen, z. B. in § 72 a Abs. 1 SGB VIII, ist im Lichte von § 30 a Abs. 3 BZRG auszulegen.
Das Landeskirchenamt wird nun die Personalabteilungen, die für die Personalaktenführung zuständig sind über diese Änderung der Rechtsgrundlage informieren.
Uns ist außerdem bekannt, dass in vielen Fällen ein sogenanntes Behörden-Zeugnis angefordert wird. In diesem Fall bekommen Beschäftigte das erweiterte Führungszeugnis nicht persönlich zugeschickt, sondern es wird direkt an das Amt versendet.
Bezüglich dieser Praxis befinden wir uns mit dem Landeskirchenamt noch in Aussprache und werden euch informieren, sobald es eine Klärung bezüglich dieser Praxis gibt.
Im Auftrag des Gesamtausschusses
Ilka Müller
Vorsitzende des Gesamtausschusses
der Mitarbeitervertretungen